مایکروسافت ورد استاندارد واقعی در پردازش کلمات و تولید سند است. یادگیری این برنامه به دلیل داشتن ویژگی‌های منحصر به فرد و رابط کاربری ساده بسیار آسان است. بسیاری از ما از مایکروسافت ورد در مدرسه و محل کار برای تهیه تکالیف، مقاله‌ها، گزارش‌های اداری، پروژه‌های تحقیقاتی، رزومه و موارد دیگر استفاده کرده‌ایم.
ورد همچنین می‌تواند برای طراحی گرافیکی به صورت مقدماتی کاربردی باشد. شما می‌توانید از این برنامه برای تولید کاور صفحات، کارت ویزیت، بروشور، مجلات و کتاب‌های الکترونیکی استفاده کنید؛ اما یادگیری نکات و ترفندهای مایکروسافت ورد می‌تواند به در بهره‌وری بیشتر و افزایش توانایی شما در استفاده این برنامه کمک زیادی کند.
ما در این مطلب چند نکته و ترفند مهم را گردآوری کرده‌ایم که باعث می‌شوند کاربران مبتدی و پیشرفته بتوانند به یک اندازه از ورد بهره ببرند. برای این کار، ما از نسخه 2021 مایکروسافت ورد در ویندوز 10 استفاده می‌کنیم. اما نگران نباشید! ترفندهای ما برای نسخه‌های دیگر این برنامه از جمله 2013، 2016 و 2019 نیز کاربردی هستند.
1- از ابزار تاریخچه کلیپ بورد ورد استفاده کنید
کار با اسناد معمولاً می‌تواند شامل کپی و Paste زیادی باشد. ورد از کشیدن و رها کردن و همچنین میانبرهای Ctrl+X / Ctrl+C / Ctrl+V پشتیبانی می‌کند. قابلیت کلیپ بورد (Clipboard) آفیس اجازه می‌دهد تا حداکثر 24 مورد (متن و تصویر) را به طور همزمان جمع کنید. استفاده صحیح از این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا بین برنامه‌های مختلف جابجا نشوید و همه چیز را در ورد انجام دهید.
استفاده از این کلیپ بورد به شما کمک می‌کند تا بتوانید آزادانه موارد انتخابی خود را بین سایر برنامه‌های MS Office مانند اکسل، پاورپوینت و اوت لوک انقال دهید و مدیریت کنید. شایان ذکر است که موارد کپی شده از فایل اکسپلورر که به کلیپ بورد ویندوز می‌روند، در کلیپ بورد آفیس ظاهر نمی‌شوند، اگرچه می‌توانید موارد انتخابی خود را در سند جایگذاری کنید.
شما می‌توانید با کلیک کردن بر روی فلش کوچک کنار برچسب کلیپ بورد در زیر برگه اصلی، به صفحه کلیپ بورد آفیس دسترسی پیدا کنید. یک راه سریع برای انجام این کار، دو بار فشار دادن میانبر Ctrl+C است. برای فعال کردن این میانبر، روی دکمه Options در سمت چپ پایین صفحه کلیپ بورد کلیک کرده و تنظیمات مربوطه را انتخاب کنید. صفحه کلیپ بورد به ترتیب 24 متن یا تصویر آخری که از برنامه دیگری کپی کرده‌اید را مانند لینک مرورگر، متن ایمیل، داده‌های یک کاربرگ یا تصویری از یک ارائه (پرزنت) فهرست می‌کند.
شما می‌توانید یک مورد را با دوبار کلیک کردن روی آن جای گذاری کنید یا با کلیک روی Paste All، همه موارد انتخابی خود را یک بار در سند خود وارد کنید. هنگامی که پروژه خود را تمام کردید، بهتر است با کلیک کردن روی Clear All، محتویات کلیپ بورد را پاک کنید. خالی بودن کلیپ بورد برای حفظ حریم خصوصی عالی است و همچنین می‌توانید دوباره 24 مورد دیگر را انتخاب کنید.
2- ایجاد، ویرایش و وارد کردن و خروجی گرفتن PDF را انجام دهید
امکان خروجی گرفتن و وارد کردن فایل‌های PDF به ورد یکی از کاربردی‌ترین ویژگی‌های این برنامه است. در مورد تبدیل فرمت PDF و docx محدودیت‌هایی وجود دارند، اما همچنان می‌توانید متن را به راحتی استخراج یا ویرایش کنید، حتی اگر بخشی از یک تصویر در یک فایل PDF باشد. برای توضیحات بیشتر ادامه مطلب را بخوانید:
خروجی گرفتن از ورد به PDF
با خروجی گرفتن از ورد به صورت PDF می‌توانید خطر تغییرات سند خود را به حداقل برسانید یا از فایل خود با تعیین رمز عبور محافظت کنید. به قسمت File > Export بروید و روی دکمه Create PDF/XPS کلیک کنید. اگر از مسیر Save As بروید، یک پیام مشابه مسیر قبل باز می‌شود. در این حالت، فرمت‌های فایل بسیار بیشتری در دسترس خواهد بود. پس از انتخاب، دکمه Options را انتخاب کنید تا چند ویژگی مهم نهایی شوند. توجه داشته باشید ورد در سیستم عامل مک، ممکن است این دکمه را نداشته باشد.
استفاده از PDF/A compliant
تیک زدن چک باکس PDF/A compliant تمام محتوای شما را در PDF جاسازی می‌کند تا مطمئن شوید که فایل شما در هر دستگاهی باز می‌شود. اگر هم قرار است سند شما در طولانی مدت بایگانی و در پلتفرم‌های مختلف تکثیر شود، قابلیت PDF/A compliant مفید است. برای جلوگیری از تغییرات روی فایل می‌توانید جاوا اسکریپت را غیرفعال کنید. این کار استفاده از ویدئو یا فایل صوتی جاسازی شده را ممنوع می‌کند. همچنین از رمزگذاری پشتیبانی نمی‌کند تا محتویات فایل به طور کامل در دسترس باشد.
بهینه سازی کیفیت تصویر
تنظیم بهینه سازی کیفیت تصویر بسیار ساده است. شما یک PDF دریافت خواهید کرد که کیفیت تصویر را حفظ می‌کند و آن را برای اشتراک گذاری در پلتفرم‌های آنلاین امکان پذیر خواهد کرد. هنگامی که سند شما و تصاویری که رزولوشن بالایی دارند، برای چاپ توسط چاپگر آماده می‌شوند، گزینه Optimize for Image quality را علامت بزنید. برای چاپ دیجیتال در مقیاس بزرگ، بهتر است از نرم افزارهای اختصاصی مانند MS Publisher، Affinity Publisher یا Adobe InDesign استفاده کنید.
محدودیت مجوز استفاده از فونت
ممکن است فونتی که دوست دارید در خروجی PDF شما نشان داده نشود. این مشکل بدین دلیل است که محدودیت‌های مجوز فونت از جاسازی آن در فایل‌های PDF جلوگیری می‌کنند یا دستگاهی که سند را مشاهده می‌کند، از فونت مورد نظر پشتیبانی نمی‌کند. برای دور زدن محدودیت، گزینه Bitmap text when fonts may not be embedded را علامت بزنید. سپس ورد سعی می‌کند متن شما را به فرمت تصویر بیت مپ تبدیل کند تا سند شما با همان فونت مورد نظرتان نشان دهد.
رمزگذاری سند با پسورد
علاوه بر محافظت از رمز عبور برای فایل‌های ورد، این برنامه همچنین می‌تواند فایل‌های PDF را با رمز عبور تعیین شده ذخیره و رمزگذاری کند. گزینه Encrypt the document with a password را علامت بزنید. با این کار PDF/A compliant غیرفعال می‌شود. حالا رمز عبوری بین 6 تا 32 کاراکتر را اختصاص دهید. پس از خروجی گرفتن به عنوان PDF، سند شما اکنون پس از باز شدن قفل می‌شود و برای باز کردن قفل به رمز عبور نیاز دارد.
وارد کردن PDF به ورد
شما همچنین می‌توانیدPDF خود را در ورد ویرایش کنید. این برنامه به شما اجازه می‌دهد از محدودیت‌هایی که می‌تواند برای سند شما اعمال شود قبل از شروع تبدیل مطلع شوید. برای وارد کردن PDF، روی File > Open کلیک کنید، Browse را انتخاب نمایید و به سند خود بروید. اگر فایل شما در فهرست نمایش داده نمی‌شود، PDF را در انواع سند انتخاب کنید. از طرف دیگر، می‌توانید فرآیند تبدیل و ویرایش را با کلیک راست مستقیم روی سند PDF خود و تنظیم آن برای باز کردن با ورد آغاز کنید. تا زمانی که سند وارد شده از نظر قالب بندی و گرافیک خیلی سنگین و پیچیده نباشد، این امکان را دارید تمام محتویات آن را در ورد تغییر دهید و دوباره آن را به صورت PDF خروجی بگیرید.
3- از Outline View برای سازماندهی اسناد طولانی استفاده کنید
هنگام کار با اسناد طولانی و سنگین می‌توانید از Outline View برای دریافت لیست بولت‌وار از محتوا استفاده کنید که می‌تواند به سازماندهی بهتر و سریع‌تر سند کمک کند. Outline View تمام تصاویر موجود در سند را در نظر نمی‌گیرد و به شما امکان می‌دهد تا عنوان و زیرمتن‌ها را برای درک بهتر سلسله مراتب سند مشاهده کنید. علاوه بر ناوبری سریع‌تر، Outline View به شما امکان می‌دهد برای سازماندهی، محتواهای درون سند را بکشید و رها کنید. با کلیک بر روی تب View در نوار ابزار ورد و انتخاب Outline، وارد این نما می‌شوید.
4- از قابلیت Readability score استفاده کنید
ایده خوبی است که زمان بیشتری را صرف بهبود خوانایی سند خود کنید. شما می‌توانید از قابلیت‌های تصحیح سند در ورد برای دریافت امتیاز خوانایی (Readability score) و ایجاد تغییرات در متن بهره مند شوید. برای این کار، به File > Options بروید و سپس Proofing را انتخاب کنید. در قسمت «When correcting spelling and grammar in Word» دو گزینه آخر را به ترتیب علامت بزنید تا این ویژگی فعال شود. اکنون می‌توان از کلید میانبر (F7) برای بررسی املاء استفاده کرد.
فعال کردن این ویژگی باعث می‌شود تا سند از طریق دستور زبان بررسی شود و سپس با توجه به تست Flesch Reading Ease و Flesch-Kincaid Grade Level یک سطح خوانایی مناسب را ارائه دهد. اصل کار این تست‌ها به این صورت است که میانگین طول جمله و تعداد هجاها در هر کلمه را در نظر می‌گیرند. مایکروسافت امتیاز بین 60 تا 70 (آزمون Flesch Reading Ease) و 7 تا 8 را برای آزمون Grade Level پیشنهاد می‌کند.
5- از ویژگی‌های بازیابی فایل در ورد استفاده کنید
خرابی ناگهانی کامپیوتر، قطع شدن برق یا یک کلیک اشتباه می‌تواند باعث شود که ساعت‌ها کار شما روی سندی که ذخیره نشده است، فوراً از دست برود. به همین دلیل است که ورد به ذخیره خودکار و یک ویژگی بازیابی اسناد مجهز شده است که به طور موقت یک کپی از اسناد ذخیره نشده اخیر شما را نگه می‌دارد. برای مشاهده این فایل‌ها به مسیر File > Info رفته و Manage Document را انتخاب کنید. روی Recover Unsaved Documents کلیک کنید و از بین فایل‌هایی که در کادر محاوره‌ای لیست شده‌اند، گزینه مورد نظر خود انتخاب کنید.
ممکن است همیشه نسخه بازیابی شده را مطابق میل خود پیدا نکنید و اگر ورد تشخیص دهد که فایل آسیب دیده یا خراب است، ممکن است نیاز به تعمیر داشته باشد. با این وجود، حتی یک سند نصف و نیمه بازیابی شده بهتر از هیچی است! همچنین می‌توانید تنظیمات بازیابی خودکار ورد را تغییر دهید تا نحوه ذخیره خودکار و موقعیت مکانی موقت فایل‌های ذخیره نشده تغییر پیدا کنند. برای این کار روی file سپس Options کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Save را انتخاب کنید. در این وضعیت می‌توانید مدت زمانی (به دقیقه) که ورد می‌تواند به طور خودکار فایل شما را ذخیره کند، مشخص کنید. همچنین این امکان را دارید تا مکان دیگری را برای ذخیره فایل‌های بازیابی خودکار انتخاب نمایید.
6- حجم فایل اسناد ورد را کاهش دهید
یک سند ورد که شامل چند خط متن باشد، چندان نگران کننده نخواهد بود. با این حال، زمانی که در سند خود از تصاویر و نمودارها استفاده می‌کنید، حجم فایل می‌تواند به میزان قابل توجهی افزایش یابد. در نتیجه، ممکن است سند شما برای اشتراک گذاری و باز کردن سخت‌تر شود، یا حجم فایل آنقدر زیاد باشد که نتوان برای پیوست ایمیل از آن استفاده کرد. چند راه برای کاهش اندازه سند ورد وجود دارند. ابتدا مطمئن شوید که سند را در فرمت docx ذخیره کرده‌اید، سپس در ادامه راه‌های زیر را انجام دهید:
فشرده سازی تصاویر
تصویری را در سند خود انتخاب کنید و روی تب Picture Format (نوار ابزار) کلیک کنید. روی Compress Pictures کلیک کرده و رزولوشن کمتری را برای تصویر انتخاب شده یا تمام تصاویر موجود در سند خود تعیین کنید.
خودداری از جاسازی فونت‌ها
برنامه ورد می‌تواند فونت‌های TrueType و OpenType را جاسازی کند. در حالی که جاسازی فونت‌ها برای یکپارچگی سند خوب است، اما می‌توانند به افزایش حجم یک سند نیز بیافزایند. اگرچه این گزینه به طور پیش فرض غیرفعال است، اما می‌توانید با رفتن به File > Options و انتخاب زبانه Save، مطمئن شوید که ورد فونتی را جاسازیی نمی‌کند.
تیک «Embed fonts in the file» را در تنظیمات بردارید تا به طور کلی از جاسازی جلوگیری شود. با این حال، همچنان می‌توانید با بررسی گزینه‌های زیر منوی اصلی، حجم سند را کاهش دهید و کیفیت را حفظ کنید. این کار به شما امکان می‌دهد هر کاراکتر یا سبک خاصی که استفاده کرده‌اید را حفظ کنید، اما محدودیت‌هایی برای ویرایش برای سایر کاربران ایجاد می‌کند. توصیه می‌شود در صورت نیاز به ویرایش کاربران دیگر، این گزینه را بدون علامت بگذارید.
غیرفعال کردن و توقف ردیابی
توانایی ردیابی تغییرات یک ویژگی کاملا مفید است که به دیگران اجازه می‌دهد یک سند را ویرایش کنند، تغییراتی را پیشنهاد کنند، نظر بدهند و سپس آن را به نویسنده اصلی برگردانند. اما با گذشت زمان، این داده‌ها می‌توانند به اندازه سند بیفزایند و ممکن است به طور غیرضروری این اطلاعات را در ویرایش نهایی یک سند حفظ کند. بنابراین می‌توانید پس از تکمیل همکاری با همکاران خود، ردیابی تغییرات را غیرفعال یا متوقف کنید. به تب Review بروید و گزینه Track Changes را انتخاب کنید تا آن را خاموش نمایید یا از میانبر Ctrl+Shift+E برای فعال/غیرفعال کردن این تنظیمات استفاده کنید.
7- از رمز عبور استفاده کنید تا فایل‌ها فقط قابل خواندن باشند
هنگام کار با اسناد حساس یا شخصی مهم است که اقدامات امنیتی را انجام دهید. برنامه ورد رمزگذاری با پسورد اختصاص محدودیت‌های ویرایش و دسترسی را ارائه می‌دهد. همچنین می‌توانید یک سند خاص را فقط برای خواندن تنظیم کنید تا از تغییرات بیشتر جلوگیری شود. برای تنظیم رمز عبور، به File > Info رفته و روی Protect Document کلیک کنید. از منوی پاپ آپ Protect with Password را انتخاب کنید و دستورالعمل‌های نشان داده شده را دنبال نمایید.
پس از تنظیم رمز عبور، ورد فایل را رمزگذاری می‌کند و هنگام باز کردن سند در آینده، پسورد را از شما درخواست می‌کند. راه دیگری برای محافظت از سند، اعمال محدودیت‌های ویرایشی است. این کار به شما امکان می‌دهد تا کاربران دیگر را برای اعمال تغییرات روی فایل محدود کنید تا سند فقط قابل خواندن باشد. اگر به یک همکار نیاز دارید که به شما در ویرایش سند کمک کند، این امکان را دارید متن مورد نیاز را انتخاب کنید و نام کاربران را اضافه نمایید. این تنظیمات را با انتخاب Yes, Start Enforcing Protection فعال کنید.
ویژگی Inspect Document را می‌توان با رفتن به File و بعد Info و کلیک بر روی Check for Issues فعال کرد. از منوی پاپ آپ، اولین گزینه را انتخاب کنید که پنجره جدیدی باز می‌شود که تمام مواردی که ورد می‌تواند برای شما بررسی کند را فهرست می‌کند. پس از انتخاب خود، بر روی Inspect کلیک کنید و اجازه دهید ورد سند را تجزیه و تحلیل نماید. با فشردن Remove All در کنار دسته بندی آیتم، اطلاعات مورد نیاز را بررسی و حذف کنید و برای تکمیل فرآیند بازرسی سند، روی Close کلیک نمایید.
8- این امکان را دارید به سند واترمارک اضافه کنید
استفاده از واترمارک روش دیگری برای محافظت از سند شما است، اما با این کار می‌توانید مالکیت محتوا را نیز تأیید کنید. واترمارک می‌تواند اسم، لوگو یا هر عبارت دیگری باشد. برای این کار روی تب Design کلیک کرده و Watermark را انتخاب کنید. یکی از نمونه‌های موجود را انتخاب کنید یا با کلیک بر روی علامت سفارشی، واترمارک مبتنی بر متن یا تصویر خود را درج کنید. صرف نظر از نوع استفاده‌تان، توصیه می‌شود از افکت‌های مختلف برای واترمارک خود در سندها استفاده کنید تا محتوای اصلی قابل مشاهده و خوانا باشد. اگر هم می‌خواهید واترمارک را بردارید، به تب Design در نوار ابزار بروید و گزینه Remove Watermark را در زیر منوی Watermark انتخاب کنید.
9- ترفندهای مربوط به نوار ابزار و حالت دارک را بررسی کنید
ورد تعداد زیادی ویژگی دارد که به طور فعال در در پیش زمینه درحال کار هستند که به شما کمک می‌کنند تا بهره وری خود را افزایش دهید. ما در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)، نوار ابزار (Ribbon) و نوار وضعیت (Status Bar) واقع در پایین پنجره ورد تمرکز خواهیم کرد.
نوار ابزار دسترسی سریع
نوار ابزار دسترسی سریع جایی است که آیکون ذخیره (به شکل فلاپی) در کنار دکمه‌های Undo و Redo قرار دارد. نسخه‌های جدیدتر ورد همچنین دارای کلید ذخیره خودکار سند در فضای ابری مانند OneDrive یا SharePoint هستند. شما می‌توانید روی دکمه سفارشی سازی با فلش کوچک کلیک کنید تا این نوار ابزار را باز کنید. منوی فرعی فهرستی از مواردی را نشان می‌دهد که می‌توانید هر کدام را انتخاب کنید. این موارد شامل باز کردن یک سند جدید، کشیدن جدول یا دسترسی به پیش نمایش پرینت است. همچنین می‌توانید این نوار ابزار را طوری تنظیم کنید که در زیر نوار نمایش داده شود تا قسمت بالا خیلی شلوغ نشود.
نوار ابزار
نوار ابزار مجموعه‌ای از تب‌ها است که هر کدام برچسب گذاری شده‌اند تا ابزارهای مختلفی را برای ویرایش و قالب بندی یک سند نشان دهند. شما می‌توانید با کلیک راست بر روی یک تب یا با رفتن به File > Options و انتخاب Customize Ribbon، نوار ابزار را تغییر دهید. مواردی که مشاهده می‌کنید یا می‌توانید به نوار اضافه کنید، شبیه به نوار ابزار دسترسی سریع هستند. با این حال، می‌توانید با ایجاد یک سند جدید، از مجموعه‌ای دستورات این نوار استفاده نهایی را ببرید.
اگرچه شکل طراحی نوار پیش فرض ورد کاربرپسند است، اما می‌توانید که نحوه استفاده از هر دستور را به دلخواه خود تغییر دهید. برای مثال، برگه‌هایی که استفاده نمی‌کنید را از منوی سفارشی سازی نوار ابزار حذف کنید تا فقط نام برگه‌ها را با کلیک کردن روی فلش بالا در سمت راست (میانبر Ctrl+F1) نشان دهد.
نوار وضعیت
نوار وضعیت در پایین برنامه قرار دارد و ویژگی‌های مرتبط با سند و همچنین حالت‌های مختلف خواندن (Focus, Read, Print and Web layouts) و نوار لغزنده جهت بزرگنمایی را نشان می‌دهد. شما می‌توانید با کلیک راست روی این نوار و سپس انتخاب یا لغو موارد از منوی فرعی، تنظیمات را به دلخواه خود سفارشی کنید. برخی از موارد مفیدی که باید در اینجا لحاظ کنید، شامل شماره صفحه و تعداد کلمات هستند. علاوه بر این، ویژگی Track Changes را می‌توانید برای دسترسی سریع به جای پیمایش از طریق برگه Review، در نوار وضعیت قرار دهید.
استفاده از حالت دارک
این روزها تقریباً هیچ برنامه یا سرویسی وجود ندارد که گزینه حالت تاریک را ارائه ندهد. اگرچه ورد حالت دارک یا تاریک را دیر به پلتفرم خود اضافه کرد، اما کاربران در نهایت می‌توانند بوم سفید خود را به رنگ تیره تغییر دهند. برای فعال کردن حالت تاریک، ابتدا باید پوسته آفیس را روی مشکی قرار دهید. این کار را می‌توانید با رفتن به File > Account و انتخاب رنگ مشکی از میان تم‌های موجود انجام دهید.
اکنون تمام قسمت‌های ورد از جمله بوم تیره می‌شوند. همچنین رنگ متن و رنگ سایر عناصر در برنامه بر اساس حالت دارک تنظیم می‌شوند. همچنان می‌توانید با کلیک بر روی برگه View در نوار و انتخاب حالت‌های Switch بین یک بوم سفید و تیره جابجا شوید. توجه داشته باشید که گزینه دوم فقط زمانی ظاهر می‌شود که Theme Office روی مشکی تنظیم شده باشد.
10- از فلوچارت‌ها و نقشه‌های ذهنی در ورد استفاده کنید
علاوه بر مجموعه‌ای از ویژگی‌های فوق العاده برای ساخت اسناد متنی، ورد همچنین برای انتقال اطلاعات به شما روش‌های جالب دیگری را ارائه می‌دهد. ایده‌ها و افکار خود را می‌توانید با ایجاد نقشه‌های ذهنی (Mind Maps) یا فلوچارت‌ها به صورت بصری برای درک رابطه بین عناصر در یک فرآیند نمایش داد.
شما این امکان را دارید با وارد کردن اشکال و خطوط اصلی، یک نقشه ذهنی یا فلوچارت را ایجاد کنید یا به مجموعه گرافیک‌های SmartArt Word در نوار ابزار بروید. با رفتن به نوار Insert و کلیک روی SmartArt می‌توانید به این ویژگی دسترسی پیدا کنید. کادر SmartArt تعدادی از نمودارها را با شکل‌های گرافیکی فهرست می‌کند. هر نموداری را در کادر SmartArt انتخاب می‌کنید، حاوی یکسری توضیحات هستند که به شما در نحوه عملکرد نمودارها توضیح می‌دهند.
سبد خرید
